Das Hinweisgeberschutzgesetz verpflichtet bislang Unternehmen mit mehr als 249 Mitarbeitern, eine interne Meldestelle einzurichten, um den Beschäftigten die Abgabe von Meldungen über Rechtsverstöße zu ermöglichen. Gleichzeitig schützt das Gesetz den Hinweisgeber vor potenziellen Repressalien, die ihm aufgrund der Offenlegung andernfalls drohen könnten.
Am 17. Dezember 2023 endet nun auch die im Hinweisgeberschutzgesetz übergangsweise noch vorgesehene Schonfrist für kleinere Unternehmen. Spätestens jetzt müssen sich daher auch Unternehmen mit mehr als 49 Mitarbeitern Gedanken um die Ausgestaltung der internen Meldestelle machen. Dabei sprechen gute Gründe dafür, nicht allein die formale Erfüllung der gesetzlichen Pflicht in den Blick zu nehmen, sondern die interne Meldestelle so auszugestalten, dass die Beschäftigten auch tatsächlich von der eröffneten Möglichkeit Gebrauch machen. Zum einen zeigen viele Compliance-Fälle der jüngeren Vergangenheit, dass durch frühzeitige Meldungen und effiziente Aufklärung große Schäden für die betroffenen Unternehmen von vornherein hätten verhindert werden können. Zum anderen haben Beschäftigte nach dem Hinweisgeberschutzgesetz die freie Wahl, ob sie das interne Meldesystem nutzen oder sich – mit dem gleichen rechtlichen Schutz – an die externe Meldestelle des Bundes wenden. Ein unkompliziertes und vertrauenswürdiges eigenes Meldesystem erhöht damit auch die Chance, einen Rechtsverstoß geräuschlos intern aufklären und abstellen zu können, ohne dass die Aufmerksamkeit der Öffentlichkeit, von Geschäftspartnern oder sonstigen Dritten erweckt wird.
Als Standard haben sich bereits jetzt Online-Meldesysteme etabliert, die einem Hinweisgeber meist browserbasiert und unkompliziert die Möglichkeit geben, mit der internen Meldestelle des Unternehmens zu kommunizieren. Obwohl dies vom Gesetzgeber nicht verpflichtend vorgesehen ist, ermöglichen diese Systeme in der Regel auch die Abgabe anonymer Meldungen und senken damit die Hemmschwelle möglicher Whistleblower signifikant. Mit der Nutzung eines solchen Systems noch nicht geklärt ist aber die Frage, wie die interne Meldestelle des Unternehmens personell zu besetzen ist. Das Anforderungsprofil ergibt sich dabei aus den Pflichten, die das Unternehmen bei Eingang einer internen Meldung zu beachten hat. Neben der Kommunikation mit dem Hinweisgeber muss das Unternehmen vor allem den Hinweis prüfen, angemessene Aufklärungsmaßnahmen einleiten und einen festgestellten Rechtsverstoß abstellen. Eine gewisse juristische Vorbildung bei der für die Meldestelle zuständigen Person ist daher in jedem Fall empfehlenswert, auch wenn dies gesetzlich nicht als zwingend vorausgesetzt wird.
Beschäftigt ein Unternehmen keine Inhouse-Juristen oder einen Compliance-Officer, kann es daher sinnvoll sein, einen externen Rechtsanwalt oder eine externe Rechtsanwältin zur Betreuung der Meldestelle einzusetzen. Die Besetzung der internen Meldestelle mit einer solchen externen Ombudsperson ist gesetzlich ohne Weiteres zulässig, bindet keine internen Kapazitäten und gewährleistet zugleich eine fachlich zutreffende und unabhängige Prüfung eines eingegangenen Hinweises.
Haver & Mailänder
Rechtsanwälte Partnerschaft mbB
Lenzhalde 83-85
70192 Stuttgart
07 11/22 74 40
info@haver-mailaender.de
www.haver-mailaender.de
Der Autor
Rechtsanwalt
